📄 UBO-register
Aanmelden


UBO-register

Doel van dit document

Uitleg geven over het UBO-register (Ultimate Beneficial Owner), de wettelijke verplichting voor Belgische ondernemingen, en hoe je het stap voor stap bijwerkt.

Dit artikel kan intern gebruikt worden (om klanten uit te leggen wat ze moeten doen) en extern gedeeld worden via een publieke link.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een databank van de FOD Financiën waarin elk Belgisch bedrijf de uiteindelijke begunstigden (UBO’s) moet registreren.

UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner”, de natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar of controle hebben over een onderneming.

Voorbeelden van UBO’s:

  • Aandeelhouder met >25% van de aandelen.

  • Bestuurder of feitelijke leidinggevende met controle over beslissingen.

  • Personen die via tussenvennootschappen controle uitoefenen.

Waarom bestaat dit register?

De overheid gebruikt het UBO-register om witwaspraktijken, fraude en belastingontduiking te voorkomen.

Het maakt zichtbaar wie werkelijk achter een onderneming zit.

Wie moet registreren?

Elke Belgische:

  • BV, NV, CV

  • vzw of stichting

  • Trust of vergelijkbare entiteit

! Niet verplicht voor eenmanszaken. !

Waarom jaarlijks updaten?

Volgens de antiwitwaswet van 18 september 2017 moet de informatie:

  1. Altijd actueel zijn

  2. Minstens één keer per jaar bevestigd worden, zelfs als er niets veranderd is

Dit betekent dat je jaarlijks moet inloggen en bevestigen dat alle gegevens nog juist zijn.

Doe je dit niet, dan riskeer je boetes tussen €250 en €50.000 per bestuurder.

Wanneer en hoe vaak?

  • Binnen 1 maand na elke wijziging (bijvoorbeeld verandering in aandeelhoudersstructuur).

  • Minstens één keer per jaar de gegevens bevestigen.

Hoe het UBO-register bijwerken (stap voor stap)


1- Ga naar https://finances.belgium.be/nl/E-services/ubo-register


2- Log in met je eID of itsme


3- Selecteer je onderneming


4- Controleer bestaande gegevens


5- Pas aan wat gewijzigd is (bv. aandeelhouders, adressen, bestuursfuncties)


6- Upload een bewijsstuk (zoals aandeelhoudersregister of notariële akte)


7- Klik op “Bevestigen” om de jaarlijkse update te registreren


8- Download de PDF-bevestiging voor je archief

Belangrijk


De boekhouder mag dit ook doen als gemachtigde.


Banken en notarissen controleren dit bij nieuwe dossiers.


Vergeet niet de bewijsstukken telkens opnieuw up-to-daten als er wijzigingen zijn.

OffiRent-advies

Bewaar het UBO-bewijsdocument in je digitale dossier (bijv. in Odoo Documents) samen met je statuten, KBO-uittreksel en aandeelhoudersregister.

Zo blijft je administratie conform en kan OffiRent snel helpen bij toekomstige wijzigingen.